Cara Tercepat Membuat Surat dan Sertifikat Masal

Dalam pengadministrasian dokumen sekolah, kita bisa saja menemukan tugas untuk membuat surat masal yang akan disebarkan kepada tujuan yang berbeda. Sebagai contoh sekolah mengadakan kegiatan untuk pelatihan. Di dalam pelaksanaannya, panitia pelaksana perlu mengundang beberapa orang pemateri dari berbagai sumber dan bidang berbeda. Sehingga perlu membuat dokumen surat tersebut dengan mencetaknya sesuai tujuan berbeda tersebut.

Kebanyakan dari kita akan membuatnya secara manual dengan menggandakan file surat atau dengan membuat dokumen sepanjang dan sebanyak jumlah nara sumber yang diperlukan. Bila jumlah pemateri atau nara sumber tersebut berjumlah sekitar 2-4 orang mungkin tidak masalah. Namun bila jumlah pemateri lebih banyak (misal; 8 orang atau lebih dengan waktu penyampaian berbeda masing-masingnya) tentu ini akan membuat kita kewalahan dengan pembuatan dokumen dan mengganti item-item tersebut.

Selain surat seperti yang disebutkan di atas, dalam kegiatan tersebut nantinya memerlukan untuk mencetak piagam atau sertifikat untuk pemateri dan juga peserta pelatihan. Sehingga kita perlu menemukan cara untuk mempermudah dan mempercepat perkerjaan tersebut yang hasilnya akan tampak sama pada akhirnya.

Ada cara tercepat sebagai alternatif untuk mempermudah kita membuat dokumen-dokumen cetak tersebut yaitu dengan memaksimalkan fasilitas word dan excel. Penggunaan word untuk membuat format atau konsep dokumen masal dan excel untuk membuat Database yang nantinya akan dipergunakan atau ditempel pada format dokumen word.

Teknis Membuat Mail Merge

Berikut ini langkah-langkah membuat dokumen masal :

1. Jalankan program pengolah kata (mis; Microsoft Office Word).
2. Buatlah format dokumen selayak seperti biasa.
3. Tidak perlu digandakan pada halaman berikutnya, cukup 1 file dan 1 konsep saja.
4. Cetak Tebal atau diberi Garis Bawah atau dengan menggunakan tanda yang lainnya agar saat kita memasukkan data-data tidak akan tertinggal.
5. Simpan.
6. Jalankan program pengolah angka dan data (mis; Microsoft Office Excel).
7. Buatlah table dengan data-data yang akan dimasukkan ke dalam file word. Hindari penggunaan Merge and Center (Penggabungan Cell) dan pembuatan judul di bagian atas tabel. Hal ini akan berpengaruh pada proses dan memungkinkan kekeliruan data yang tercetak nantinya. Sebagai contoh bisa kita lihat pada tabel di bawah. Pada bagian baris pertama gunakan untuk membuat judul masing-masing kolom.
8. Setelah data sudah dibuat di excel, langkah selanjutnya adalah menghubungkan data excel dengan format word. Sebelum menghubungkan harap data pada excel sudah tidak ada yang diperbaiki lagi. Simpan data excel tersebut.
9. Buka dokumen format word kembali apabila ditutup sebelumnya.
10. Pada bagian Ribbon Menu pada word, pilih Mailling.
11. Kemudian klik Select Recipients, pilih Use Existing Lists ...
12. Cari di komputer, file format data excel yang tadi dibuat.
13. Nanti akan keluar kotak kecil (Popup) Select Table. Jika sheet-nya sesuai nama yang sudah di ganti (rename) atau nama sheet sesuai tempat membuat database di atas. Klik OK.
14. Masih di Menu Mailling, klik Insert Merge Field dan klik sesuai nama judul kolom.
15. Untuk meilhat preview hasil, klik Preview Result bergambar lensa pembesar. Silahkan ganti angka untuk menampilkan urutan-urutan dokumen yang akan dicetak.

-	A	B	C	D	E
1	NO SERTIFIKAT	NAMA PESERTA	ANGKA	HURUF	KETERANGAN
2	021/PP-DIKLAT/I/2015	AGUS	80	A	Sangat Baik
3	022/PP-DIKLAT/I/2015	ANIS	75	B	Baik
4	023/PP-DIKLAT/I/2015	BUDI	70	C	Kurang
5	024/PP-DIKLAT/I/2015	DEWI	85	A	Sangat Baik
6	025/PP-DIKLAT/I/2015	FADLI	75	B	Baik
7	026/PP-DIKLAT/I/2015	RATNA	83	A	Sangat Baik

Cara Mencetak Mail Merge

Setelah dokumen sudah siap, baru kita mencetak masal. Berikut tahapan-tahapannya :

1. Klik tombol Finish & Merge.
2. Pilih Print Documents.
3. Isi urutan dokumen from ... to ... untuk berurut secara terpilih atau pilih Print Record lainnya seperti All (cetak semua), Current Record (halaman yang terpilih).
4. Pilih Printer dan Atur cetak dokumennya.
5. Selesai.